Algo de Contratación Pública en …Austria

traducción y adaptación: ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement_es

La Agencia de Contratación Federal (BBG Bundesbeschaffung GmbH) fue creada por el Gobierno Federal austríaco en 2001 para proporcionar servicios centrales de contratación a las agencias federales, en particular para negociar acuerdos marco poniéndolos a disposición de las agenciasaustria 8

Sus principales tareas son conseguir mejores precios y condiciones de los suministradores y estandarizar las compras públicas para reducir costes de tramitación y riesgos legales.

Desde el principio quedó claro que sólo la e-contratación permitiría un empleo adecuado de los acuerdos marco y mejoraría la capacidad de auditar el proceso de la contratación.

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La BBG es una organización sin ánimo de lucro, proveedora de se servicios gratuitos. Las Instituciones Federales están obligadas a utilizar estos contratos, a menos que puedan encontrar el mismo producto en mejores condiciones. Otras organizaciones del sector público, como universidades, comunidades, estados, organizaciones estatales o sanitarias pueden aprovecharse de los contratos y servicios de la BBG por un módico precio. La entrega y el pago se hace directamente entre ambas partes.

El principal objetivo de la BBG es la reducción de costes en la contratación pública mediante la estandarización y el agrupamiento de necesidades. En 2017 la Agencia de Contratación Federal informó de compras por valor de 1,43 billones de Euros y un ahorro del 18 % (310 millones de Euros).

Principales tareas y objetivos

Según la Ley de Contratación Federal (“BB-GmbH-Gesetz”) las principales tareas de la BBG son:

  • Agrupar necesidades para las autoridades federales
  • Organizar concursos públicos y establecer acuerdos marcos
  • Organizar concursos públicos a petición de las entidades públicas
  • Actualizar documentación y gestionar catálogos de contratos finalizados, bienes y servicios
  • Definir estrategias de compras, desarrollar marketing de compras (estudios de mercado, análisis Contratación de suministradores…)
  • Implementar normas y especificaciones
  • Dirigir la Contratación.
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Pantalla correspondiente al Menú Consulta de Contratos BBG

Algunos ejemplos de productos adquiridos por la BBG: electricidad, combustibles, transportes, tecnología de la información (Hardware, Software), prensa, libros, seguros, limpieza.

La BBG está centrada en los siguientes objetivos:

 

  • Racionalización de decisiones de compra mediante la normalización y consolidación de demandas.
  • Promoción del e-comercio
  • Difusión de las herramientas de contratación electrónica (e-Shop de la BBG relacionada con la ejecución de los contratos)
  • Simplificación de los procedimientos internos de contratación.

La BBG como experta en contratación pública

Regularmente la Agencia de Contratación Federal se haya inmersa en grupos de expertos nacionales e internacionales, como puede comprobarse en la web http://www.bbg.gv.at donde al mismo tiempo se encuentra la información relevante de licitaciones y contratos.

Cada seis meses, publican una newsletter con licitaciones iniciadas

o previstas y contratos concluidos. Desde 2009 ofrecen una programación de actividades bajo el nombre de “BBG Forum” (www.bbg.gv.at/forum), como por ejemplo:

  • Seminarios sobre la ley de contratos, el proceso de adquisiciones yla utilización de herramientas de e-contratación.
  • Presentaciones de contratos recientemente concluidos e información diaria, con los productos ofrecidos por la BBG.
  • Coloquios de expertos sobre temas de actualidad relacionados con la contratación pública.

Anualmente, la BBG organiza reuniones con los principales puntos de contacto de todos sus clientes para discutir los principales puntos de cooperación.

Participación en proyectos y grupos de expertos

La Agencia participa en numerosos proyectos y grupos de expertos, nacionales e internacionales donde se intercambian conocimientos. A nivel nacional son miembros del panel ICT (tecnología de la información y comunicación), que tiene como finalidad definir una estrategia estándar y sostenible de ICT para Austria, también a nivel internacional. Del mismo modo, cooperan con organismos internacionales, como Önorm, DIN, CEN.

El proyecto EU Peppol pretende facilitar y promover el e-comercio entre las entidades públicas y proveedores a lo largo de Europa. Austria contribuye con una iniciativa del Ministerio de Finanzas (BMF), la Agencia Federal de Contratación y el Centro de Informática Federal (BRZ). A largo plazo el objetivo es que cada empresa (incluyendo las PYMEs) en la EU pueda comunicarse electrónicamente con cualquier institución gubernamental para procesos de contratación. La BBG ha liderado el paquete de trabajo 4 (e-ordering) y participa igualmente en el 3 (e-packaging).

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PPPI

En septiembre de 2012 el Gobierno Federal de Austria inició un Plan de Acción sobre Promoción de Innovación en la Contratación Pública (PPPI) con el fin de animar a la Industria a desarrollar bienes y servicios innovadores y suministrar a los organismos públicos y ciudadanos con bienes y servicios modernos y (eco) eficientes.

La responsabilidad de la continuidad de este proyecto recae en el Ministerio para Transporte, Innovación y Tecnología (BMVIT).

GPP 2020

GPP 2020 está dirigido a la contratación low-carbon (baja o nula emisión de carbono) en Europa, apoyando los objetivos de la EU de lograr un 20% de reducción en gases invernadero, un 20% de incremento en energías renovables y un 20% de incremento en eficiencia energética en el año 2020. Para ello GPP implementará más de 100 concursos low-carbon que conllevarán directamente una reducción sustancial de CO2.

Datos & cifras sobre la BBG

  • Actualmente gestiona 1932 contratos en 12 familias de productos.
  • 223 acuerdos con clientes: 1.646 con provincias y municipios, 391 con empresas externalizadas, 95 organizaciones de Sanidad y 73 Universidades.
  • Cada año se pregunta a los clientes sobre su grado de satisfacción. En 2017 la Agencia obtuvo un 1,56 (1 = la mejor nota, 5 = la peor nota)
  • En 2017 el volumen de contratación alcanzó 1,43 billones de euros.
  • En 2017 se estimó un ahorro de 310 millones de euros 2017.
  • En 2017 la Agencia de Contratación Federal ejecutó 195 licitaciones, de las cuales sólo dos fueron invalidadas.
  • La mayoría de los procesos se tramitaron como NUTS-3-regions (unidad territorial entre 150.000 y 800.000 habitantes según Eurostat) facilitando la participación de pequeñas y medianas empresas. En 2017 el 52% de las ofertas provenían de PYMEs.

Proyecto EU INSPIRE

INSPIRE: International Network Supporting Procurement of Innovation vía Resources and Education.

La Red de la Unión Europea INSPIRE une a expertos y responsables de la contratación interesados en desarrollar e implementar contrataciones innovadoras en los campos de la e-Sanidad, Envejecimiento Activo y Vida Independiente.

Proyecto Innobooster

Este proyecto Innobooster inLIFE es parte del proyecto Horizon 2020 iniciado por la Comisión Europea y pretende apoyar a los responsables de la contratación pública en las adquisiciones de nuevas e innovadoras soluciones en el campo de la iluminación interior y exterior así como soluciones innovadoras para oficinas, enlazando estandarización e innovación.austria 3

Objetivos más específicos del proyecto serían definir especificaciones técnicas para soluciones innovadoras y formular un business-case relacionado con la contratación de innovación, para usar procedimientos de licitación innovadores, para reducir costes y daños medioambientales a largo plazo, para proveer al sector público con infraestructuras y servicios de primera clase y para elegir soluciones tecnológicas que sean tendencia e innovadoras para fomentar la innovación en Europa.

Explorador en contratación electrónica

Órdenes electrónicas vía e-Shop

Los ahorros obtenidos por la BBG gracias al agrupamiento en lotes y estandarización de necesidades, se complementan con aquéllos otros del coste de los procesos: los clientes pueden solicitar bienes y servicios electrónicamente a través de aplicaciones de e-contratación.

La infraestructura “e-Shop” es una solución de e-contratación que permite a los clientes de la BBG la contratación sucesiva electrónicamente a partir de contratos y acuerdos marco. Todo el proceso – desde lanzar una solicitud de compra, trámites de aprobación, completar la orden de compra y trasladar la orden de entrega al vendedor- está cubierto en el e-Shop, obteniéndose los siguientes resultados:

  • Simplifica y acelera los procesos internos mediante flujos electrónicos flexibles y orientados al cliente.
  • Mejora la calidad de la documentación del proceso para los usuarios y sus organizaciones.

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    e-shop infographic
  • El uso de interfaces normalizados facilita la integración en varios sistemas ERP del lado de los compradores y suministradores.
  • El sistema proporciona mejor información a los clientes sobre la variedad de productos cubiertos por los contratos que gestiona la BBG.
  • El sistema logra ahorros en el coste de los procesos.
  • La implementación del e-Shop no supone sólo un cambio de herramientas, sino también influye en el trabajo de la Administración Pública y conlleva una mejor regulación de los procesos de contratación.
  • Toda la información es transparente y trazable en cualquier momento para cualquiera de los participantes en el proceso.
  • El e-Shop está hecho a medida de los suministradores, proporcionando una plataforma para crear catálogos ya aprobados y ser utilizadas por las pequeñas y medianas empresas, que normalmente no están al día en estas tecnologías.
  • Establece un módulo de informes y evaluación para llevar acabo un control de la contratación en el caso de la BBG.
  • El e-Shop es un proyecto único y excelente a nivel europeo, demostrado también por cifras:
    • 11.700 usuarios
    • Más de 2,2 millones de artículos sobre 1.932 contratos con diferentes proveedores en 12 familias de productos.

Herramienta de reserva online e-Reisen

La infraestructura de gestión “e-Reisen” es una herramienta de reserva online que permite a los clientes de BBG organizar sus planes de viaje incluyendo reserva de vuelos, reservas de hotel y reservas de coches de alquiler.

  • El sistema evalúa la mejor compra recomendada que el usuario puede fácilmente elegir mediante la comp
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    Pantalla de e-Reisen

    aración manual de ofertas.

  • Los trámites del viaje pueden ser administrados en el sistema en la propia organización y son necesarios para las reservas ( por ejemplo, sólo se permite clase económica)
  • Hay búsqueda normal y avanzada
  • Es una herramienta con “todo en uno” para los organismos públicos.

Proceso de licitación

La comunicación entre operadores económicos y la agencia presentando la invitación para ofertar a través de un sistema especial de e-contratación (ePS) se conoce como e-tendering.

Este proceso comienza con el anuncio ( y la información previa o invitación en el contexto de un procedimiento restringido o negociado) siendo publicado, y concluyendo con la adjudicación a la mejor oferta y- si no tiene éxito- siendo cancelado el proceso.

Hay diferentes ePS en el mercado y, según la ley, es a discreción de la dirección elegir uno u otro. Básicamente un ePS consiste en tres diferentes áreas: el área de trámites internos del órgano de contratación, el área de publicación, y el área funcional de los operadores económicos.

Comunicación de un procedimiento de licitación

Como se indica anteriormente, el ePS tiene incluidas una serie de funciones. Las funciones relevantes referidas a la comunicación entre la agencia adjudicadora y los operadores económicos son:

Anuncios: según requisitos legales, por ejemplo, publicación en el diario oficial EU y, en caso de invitaciones federales para ofertar a través de online version of the “Amtlicher Lieferungsanzeiger der Wiener Zeitung”.

Además, se puede encontrar información sobre las invitaciones de la BBG en su web http://www.bbg.gv.at/lieferanten/ausschreibungen/alle/.

Documentos de la licitación: son gestionados por la BBG. Se puede acceder a ellos dentro del plazo a través del diario oficial Wiener Zeitung, pudiendo descargarse tras registrarse adecuadamente.

Preguntas y respuestas: el ePS incluye un módulo de comunicaciones donde se reciben mensajes de BBG y se pueden almacenar y/ó enviar mensajes a su vez, pero no se puede usar el e-mail para un proceso de licitación electrónica.

Presentación de ofertas y solicitudes de participación: Solicitudes de participación, declaraciones no vinculantes en la prestación de servicios y ofertas, deben ser presentadas a través del ePS y deben incluir firmas electrónicas autorizadas.

Apoyo

Existe un Centro de Ayuda de la BBG (BBG Helpcenter) para cuestiones generales, y para aquéllas otras relacionadas con las limitaciones te remiten al ePS. Para consultas técnicas sobre el ePS se proporciona el enlace del actual proveedor

https://www.auftrag.at/StaticContent.aspxcontent=SEARCH&NAME=STATIC_CONTENT&FILTER=KONTAKT.

 

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